Ứng dụng phương pháp Horenso khi làm việc nhóm trong IT Comtor

I. Phương pháp HoRenSo là gì?

Horenso là phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản trong làm việc nhóm, nhằm tối ưu hóa việc truyền thông tại nơi làm việc và mang lại giá trị cho tổ chức và doanh nghiệp. Horenso là từ viết tắt của ba khái niệm: Hokoku - Báo cáo, Renraku - Liên lạc, Sodan - Bàn bạc.

II. Nguyên tắc áp dụng phương pháp HoRenSo

1. Áp dụng kỹ năng Hokoku (報告) - Báo cáo

Trong mô hình của Horenso, báo cáo là một nhiệm vụ báo lại kết quả làm việc cho cấp trên. Việc chủ động báo cáo là yếu tố cần thiết cho các công việc, dự án và sẽ giúp cấp trên nắm được diễn biến của công việc đang diễn biến ra sao, thời gian hoàn thành công việc.

Đặc thù công việc của IT Comtor là liên quan đến tiến độ dự án và báo cáo tình hình công việc cho khách trong những buổi daily meeting. Do đó, IT Comtor cần chủ động xác nhận tiến độ thực hiện các task của các thành viên trong team. 

2. Áp dụng kỹ năng Renraku 連絡 - Liên lạc

Cũng như kỹ năng báo cáo, liên lạc một cách hiệu quả cũng là kỹ năng quan trọng trong làm việc nhóm. Liên lạc liên quan đến yếu tố về thời gian, nội dung thông tin vì vậy đây là kỹ năng khó trong phương pháp Horenso. 

Trong ngành IT, khi dự án có bất kỳ thay đổi hay sự cố nào, IT Comtor cần liên lạc, chia sẻ thông tin cho khách hàng kịp thời, để có thể tìm ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Hơn nữa, với đặc thù phát triển outsource, team Việt và team Nhật phải làm việc theo hình thức online, thời gian làm việc của hai team cũng chênh lệch 2 giờ, nên sẽ rất khó cho Comtor có thể xác định được thời gian phù hợp để liên lạc với khách hàng.

Ví dụ: Dev đang code task X thấy thiết kế chưa tối ưu lắm nên đề xuất code theo phương án khác. Khi đó Comtor cần nhanh chóng liên lạc, hỏi ý kiến của khách hàng xem họ có đồng ý với đề xuất của Dev không. Nếu không liên lạc sớm, sẽ làm chậm tiến độ công việc, và trong trường hợp xấu, đó là khi Comtor gửi đề xuất cho họ vào khoảng 5 giờ chiều ở Việt Nam, lúc đó đã là 7 giờ tối bên Nhật và phía khách hàng đã tan ca nên họ sẽ không xác nhận được ngay. Kết quả là nội dung trao đổi đó bị kéo dài sang tận ngày hôm sau, kéo theo nhiều công việc khác bị ngưng trệ.

3. Áp dụng kỹ năng Sodan 相談 (Bàn bạc, thảo luận)

Trao đổi là yếu tố cuối cùng trong quy tắc làm việc nhóm Horenso của người Nhật giúp đội nhóm chia sẻ thông tin để giải quyết các vấn đề xảy ra.

Khi làm việc trong đội nhóm, trao đổi sẽ cho bạn nhiều ý kiến đóng góp, ý tưởng mới hoặc các góc nhìn khác nhau giúp bạn xây dựng được phương án tốt nhất cho mình.

Phương pháp Horenso trong kỹ năng làm việc nhóm, mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng không phải ai cũng thực hiện tốt ngay từ đầu. Để có thể áp dụng quy tắc này hiệu quả, chúng ta cần rèn luyện và thực hành thường xuyên. 

Hi vọng bài viết về phương pháp Horenso của Tokyo Tech Lab sẽ giúp bạn hiểu thêm về văn hóa làm việc của người Nhật và biết cách áp dụng Horenso vào công việc cũng như cuộc sống hàng ngày của bạn.